10. Personalwesen

10.1
Neuregelungen des Personalaktenrechts

10.1.1
Neuordnung des Hessischen Beamtengesetzes

Schon wiederholt habe ich über die Novellierung des Beamtenrechtsrahmengesetzes berichtet, mit der gesetzliche Regelungen zum Umgang mit Personalakten als bereichsspezifische Rechtsgrundlagen geschaffen wurden (vgl. etwa 21. Tätigkeitsbericht, Ziff. 18.4).

Ende 1993 ist auch die notwendige Anpassung des Hessischen Beamtengesetzes (HBG) erfolgt. Dabei hat sich der Landesgesetzgeber entschieden, im wesentlichen die Regelungen des Beamtenrechtsrahmengesetzes zu übernehmen. Diese gelten unmittelbar jedoch nur für Beamte. Von der Möglichkeit, diese Regelungen auch für Angestellte und Arbeiter für anwendbar zu erklären, wurde ausdrücklich kein Gebrauch gemacht. Allerdings bedeutet dies nicht, daß für diesen Personenkreis ein wesentlich anderer oder schlechterer Schutz der Personaldaten bestünde. § 34 Abs. 1 Hessisches Datenschutzgesetz (HDSG) gilt weiterhin für alle Angaben, die nicht Personalaktendaten im Sinne des § 107 HBG sind, und für die Daten der Arbeiter und Angestellten. Danach ist eine Verarbeitung von Personaldaten für den Arbeitgeber möglich, soweit dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung innerdienstlicher organisatorischer, sozialer und personeller Maßnahmen erforderlich ist. Diese Anforderungen entsprechen denen des § 107 HBG an die Zulässigkeit der Verwendung von Personalaktendaten. Bei der Beurteilung, ob eine bestimmte Verwendung erforderlich ist, kann daher als Maßstab das Hessische Beamtengesetz herangezogen werden, da in aller Regel kein sachlicher Grund vorhanden ist, Arbeiter und Angestellte anders zu behandeln als Beamte.

In einem Punkt unterscheiden sich nach dem Wortlaut die Regelungen des HDSG und des HBG, nämlich bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten. § 34 Abs. 6 HDSG verbietet die automatisierte Verarbeitung von medizinischen und psychologischen Befunden, § 107g Abs. 3 HBG läßt sie hingegen zu, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung oder Nutzung dem Schutz des Beamten dient. In der Sache wird jedoch auch dies nicht zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Der von § 34 Abs. 6 HDSG angestrebte Zweck, vor allem einen Kontextverlust der Daten durch spätere, andere Verwendungen zu verhindern und die besondere Sensibilität medizinischer Angaben zu berücksichtigen, ist auch im Rahmen des Hessischen Beamtengesetzes gewährleistet. Andererseits ist damit klargestellt, daß z.B. eine Automatisierung der Beihilfeberechnung möglich ist. Das besondere Gefährdungspotential besteht hier nicht in diesem Umfang, da eine solche automatisierte Verwendung der medizinischen Daten nach den Vorgaben des § 107a HBG getrennt von der sonstigen Personalverwaltung erfolgen muß.

10.1.2
Auswirkungen der Neuregelungen auf die Praxis der Personalverwaltung

Die Mehrzahl der Neuregelungen stellt an die Personalverwaltungen keine neuen Anforderungen, sondern enthält eine Klarstellung der bestehenden Rechtslage, geprägt durch die Rechtsprechung zum Begriff der Personalakte sowie die Regelungen des § 34 HDSG. Allerdings sollte dies Anlaß sein, die tägliche Praxis des Umgangs mit Personalangelegenheiten zu überdenken. Ich habe den Eindruck, daß häufig die Organisation der Verwaltungsabläufe in der Personalverwaltung nicht auf ihre Notwendigkeit hin hinterfragt wird. In letzter Zeit hatte ich wiederholt Anlaß zur Kritik an der Handhabung von Personalunterlagen. Dazu gehörte beispielsweise die Aufnahme von Unterlagen in Personalakten, die auch Daten anderer Mitarbeiter enthielten (vgl. z.B. 18. Tätigkeitsbericht, Ziff. 12.1).

Ich beabsichtige, in der nächsten Zeit verstärkt die Praxis von Personalverwaltungen zu überprüfen. Erste Stichproben zur Information über Verfahrensweisen in unterschiedlich großen Verwaltungen haben gezeigt, daß in vielen Fällen mehrere Komplexe zu überdenken sind:
- Ordungsgemäße Führung von Haupt- und Nebenakten;
- klare Regelungen, welche Kompetenzen nachgeordnete Dienststellen haben und, daran anknüpfend, Festlegungen für die Organisation der Personalaktenführung,
- Umsetzung des § 107f HBG hinsichtlich der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

So habe ich z.B. in einem Fall festgestellt, daß die Nebenakte nochmals sämtliche Unterlagen enthielt, die auch die übergeordnete Dienststelle in der Personalakte führte, nur ergänzt um Urlaubs- und Krankmeldungen. Nur für die letzteren war die Dienststelle selbst zuständig.

§ 107 Abs. 4 HBG regelt auch die Datenerhebung. Unter Zugrundelegung der Neuregelung muß die Mehrzahl der im Personalbereich verwendeten Formulare überarbeitet werden. Dies gilt für die Personalbögen ebenso wie für die Unterlagen zum Besoldungsrecht. Der landeseinheitliche Personalbogen wird derzeit schon neu erstellt. Dabei ist m.E. klar zu trennen zwischen Daten, die von allen Beschäftigten benötigt werden, und Daten, die nur in Einzelfällen relevant sein können. Darüber hinaus sind nicht nur der Umfang der Fragen, sondern auch der Zeitpunkt der Datenerhebung zu berücksichtigen. Häufig wird schon von Bewerbern, die in die engere Wahl kommen, verlangt, den Personalbogen auszufüllen. Damit werden dann aber Daten erfragt, die für die Einstellungsentscheidung überhaupt nicht relevant sein können.

10.1.3
Hessisches Personalinformationssystem (HEPIS)

Gleichzeitig mit der Novellierung des Hessischen Beamtengesetzes ist die von mir schon seit mehr als sieben Jahren angemahnte Rechtsgrundlage für das beim Landespersonalamt (LPA) geführte HEPIS-System geschaffen worden. In § 111 Abs. 2 HBG ist nunmehr bestimmt, daß das LPA eine solche Datei führt und dazu die Daten von den Besoldungsstellen erhält. Klargestellt ist jetzt auch, daß neben Auswertungen zu Zwecken der Personalplanung jeweils für die Ressorts personenbezogene Auswertungen zur Unterstützung der Personalverwaltung möglich sind. Dies sind z.B. Wählerlisten, Personallisten, Auswertungen zu Dienstjubiläen usw.

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