4.4
Prüfung des Zentralarchivs der Landesversicherungsanstalt Hessen
Die Aufbewahrung der Patientenunterlagen aller Kliniken der Landesversicherungsanstalt Hessen in einem Zentralarchiv bietet die Gewähr einer einheitlichen datenschutzgerechten Handhabung. Meine Prüfung des Zentralarchivs ergab keinen Grund für eine Beanstandung
1. Anlaß und Umfang der Prüfung
Im Zentralarchiv der Ernst-Ludwig-Klinik werden ärztliche Akten und Unterlagen (Krankengeschichten und Röntgenfilme) von Patienten aufbewahrt, die in den Kliniken der Landesversicherungsanstalt Hessen (LVA) stationär behandelt wurden. Das Zentralarchiv der Landesversicherungsanstalt wurde zu Beginn des Jahres 1989 von der Gerhard-Domagk-Klinik in Kelkheim-Ruppertshain zur Ernst-Ludwig-Klinik in Breuberg verlagert und dieser Einrichtung als Nebenbetrieb angegliedert.
Aufgrund der Anfrage eines Arztes einer Klinik, ob die dem Zentralarchiv zur Verfügung zu stellenden Unterlagen, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, entsprechend sorgfältig und datenschutzgerecht aufbewahrt und verwaltet werden, habe ich das Zentralarchiv geprüft. Zur Vorbereitung meiner Prüfung hat mir die Landesversicherungsanstalt folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt:
a) Besondere Dienstanweisung für die
Chefärzte und Verwaltungsleiter mit
Vorschriften über die Festsetzung von
Aufbewahrungsfristen für die bei den
Kliniken der LVA Hessen geführten
ärztlichen Akten und Unterlagen;
b) Arbeitsanweisung für das Zentralarchiv
der LVA Hessen;
c) besondere Anweisungen für die
Bediensteten des Zentralarchivs.
Bei der Durchführung der Prüfung wurde ich
umfassend von den zuständigen Mitarbeitern
der Landesversicherungsanstalt und der
Ernst-Ludwig-Klinik unterstützt.
4.4.1. Prüfungsergebnisse
4.4.1.1 Zugang zum Archiv
Z. Z. werden rd. 130 000 Krankenakten und Röntgenfilme im Zentralarchiv aufbewahrt. Nach einer internen Hochrechnung vergrößert sich der Aktenbestand des Zentralarchivs bis zum Jahre 1999 auf ca. 150 000. Mit der Inbetriebnahme des Zentralarchivs im Januar 1989 wurden die genannte Arbeitsanweisung sowie die besondere Anweisung für die Bediensteten des Zentralarchivs erlassen. In der besonderen Anweisung für die Bediensteten sind insbesondere der Zugang zum Zentralarchiv sowie die Behandlung des Postein- und -ausgangs geregelt.
Das Archiv ist werktäglich von einem Mitarbeiter besetzt, der ausschließlich für die Verwaltung der Archivunterlagen zuständig ist. Sein Vertreter ist ein hierfür ausdrücklich bestimmter Verwaltungsmitarbeiter der Ernst-Ludwig-Klinik. Der Zugang zum Zentralarchiv ist nur dem Verwaltungsleiter, den beiden Bediensteten des Archivs sowie dem Reinigungspersonal gestattet. Das Reinigungspersonal kann das Gebäude nur bei Anwesenheit eines Archivmitarbeiters betreten und wird während der Reinigungsarbeiten beaufsichtigt. Das gleiche gilt für die Haushandwerker, die evtl. notwendige Reparaturen im Archiv durchführen.
Der Archivmitarbeiter bzw. sein Stellvertreter bearbeiten selbständig alle ein- und ausgehende Post. Ausgenommen hiervon sind lediglich Anfragen von Stellen, bei denen Zweifel an der Rechtmäßigkeit einer Auskunftserteilung bzw. der Übersendung von ärztlichen Unterlagen bestehen. Diese Anfragen sind dem Verwaltungsleiter der Ernst-Ludwig-Klinik zur Prüfung vorzulegen. Krankenunterlagen werden für die Prüfungszwecke dem Verwaltungsleiter nicht übergeben.
Der komplette Archivbestand wird einmal jährlich durchgesehen und entsprechend den Vorschriften über die Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für die bei den Kliniken der Landesversicherungsanstalt geführten ärztlichen Akten und Unterlagen bereinigt. Zu diesem Zweck wird ein Vernichtungsprotokoll ausgefertigt. Das letzte Vernichtungsprotokoll datiert vom 19. Mai 1995. Hieraus ist ersichtlich, daß Krankenakten, Röntgenfilme, Laborbücher und sonstige Unterlagen aus 1984 und früher bei allgemeinen Erkrankungen sowie Krankenakten und Röntgenfilme aus 1964 für Patienten des Geburtsjahrgangs 1924 und früher bei TBC-Erkrankungen vernichtet wurden. Die Vernichtung der Krankenakten, Laborbücher und sonstigen Unterlagen wurde durch die Mitarbeiter des Zentralarchivs vorgenommen und vom Verwaltungsleiter der Zerkleinerung der Unterlagen erfolgte mit dem klinikeigenen Aktenvernichter. Die ausgesonderten Röntgenaufnahmen wurden von einer Spezialfirma für Entsorgung und Recycling fotochemischer Abfälle abgeholt.
Die Spezialfirma hat sich zwar gegenüber dem Zentralarchiv schriftlich verpflichtet, die Röntgenbilder unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ordnungsgemäß zu vernichten, erforderlich ist jedoch ein Vertrag gemäß § 80 SGB X zwischen dem Zentralarchiv und der Firma.
§ 80 Abs. 1 und 2 SGB X
Verarbeitung oder Nutzung von Sozialdaten im
Auftrag
(1) Werden Sozialdaten im Auftrag durch
andere Stellen verarbeitet oder genutzt, ist
der Auftraggeber für die Einhaltung der
Vorschriften dieses Gesetzbuches und anderer
Vorschriften über den Datenschutz
verantwortlich ...
(2) Eine Auftragserteilung für die
Verarbeitung und Nutzung von Sozialdaten ist
nur zulässig, wenn der Datenschutz beim
Auftragnehmer nach der Art der zu
verarbeitenden Daten den Anforderungen
genügt, die für den Auftraggeber gelten. Der
Auftrag ist schriftlich zu erteilen, wobei
die Datenverarbeitung oder -nutzung, die
technischen und organisatorischen Maßnahmen
und etwaige Unterauftragsverhältnisse
festzulegen sind. Der Auftraggeber ist
verpflichtet, erforderlichenfalls Weisungen
zur Ergänzung der beim Auftragnehmer
vorhandenen technischen und
organisatorischen Maßnahmen zu erteilen. Die
Auftragserteilung an eine nicht-öffentliche
Stelle setzt außerdem voraus, daß der
Auftragnehmer dem Auftraggeber schriftlich
das Recht eingeräumt hat,
1. Auskünfte bei ihm einzuholen,
2. während der Betriebs- oder
Geschäftszeiten seine Grundstücke oder
Geschäftsräume zu betreten und dort
Besichtigungen und Prüfungen vorzunehmen
und
3. geschäftliche Unterlagen sowie die
gespeicherten Sozialdaten und
Datenverarbeitungsprogramme einzusehen,
soweit es im Rahmen des Auftrags für die
Überwachung des Datenschutzes erforderlich
ist.
Die Landesversicherungsanstalt hat zugesagt, vor der nächsten Abholung von Röntgenbildern den Vertrag mit der Firma abzuschließen.
Die Angaben in dem Vernichtungsprotokoll habe ich stichprobenweise geprüft.
Der Archivbestand wird von dem hauptamtlichen Mitarbeiter sehr sorgfältig verwaltet. Die Akten sind chronologisch nach den Geburtsdaten der in den 16 Kliniken stationär behandelten Patienten sortiert und stehen jederzeit kurzfristig zur Verfügung. Anfragen und Auskunftsersuchen werden jeweils am Eingangstag bearbeitet. Seit November 1990 führt der Archivmitarbeiter ein Dienstbuch, in dem u.a. die bearbeiteten Anfragen aufgelistet sind.
Anfragen und Auskunftsersuchen von hessischen Behörden, Gerichten und Kliniken werden beantwortet, wenn auf der Anfrage bzw. dem Auskunftsersuchen ausdrücklich vermerkt ist, daß eine Einverständniserklärung vorliegt oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Auskunftserteilung besteht. Seit Bestehen des Zentralarchivs in Breuberg-Sandbach wurde bisher noch niemals eine komplette Krankenakte angefordert, sondern lediglich Entlassungsberichte.
Für den theoretischen Fall der Anforderung einer kompletten Krankenakte würde die Zentrale der Landesversicherungsanstalt in Frankfurt über die Herausgabe der Akte entscheiden. Anfragen von privaten Stellen, wie z.B. Kranken- oder Lebensversicherungen, werden nur dann beantwortet, wenn die unterschriebene Einverständniserklärung des jeweils betroffenen ehemaligen Patienten vorgelegt wird. Geprüft wird in diesen Fällen, ob die Einverständniserklärung schlüssig ist und zeitnah abgegeben wurde. Im Ergebnis bieten die Aufbewahrung und Verwaltung der Krankenunterlagen im Zentralarchiv keinen Grund zur Beanstandung.
Anders zu beurteilen sind die Mängel und Defizite der Datensicherungsmaßnahmen nach § 10 HDSG. Insbesondere bestanden hier Defizite bei den räumlichen Sicherungsmaßnahmen. Meine Feststellungen und Vorschläge hierzu habe ich der Landesversicherungsanstalt in Frankfurt schriftlich mitgeteilt. Die Realisierung meiner Vorschläge hat sie bereits zum größten Teil abgeschlossen.