10.6 Mängel bei kommunalen Archiven
Wenn Gemeinden ein eigenes öffentliches Archiv einrichten, müssen sie eine den Regelungen des Archivgesetzes entsprechende Satzung beschließen und umsetzen.
Die stichprobenweise durchgeführten Überprüfungen bei den kommunalen Archiven in drei hessischen Städten veranlaßt mich, grundsätzlich auf die archivrechtlichen Rahmenbedingungen für ein kommunales Archiv hinzuweisen. In zwei Fällen fehlte eine rechtswirksame Archivsatzung insgesamt, in einem Fall war die Satzung nicht ausreichend. Im übrigen fehlte weitgehend das Anbieten der Altakten zur Archivierung durch die stadteigene Verwaltung. Dabei stehen drei Aspekte im Mittelpunkt:
Zum einen steht die Entscheidung der Gemeinde, ein eigenes öffentliches Archiv als öffentliche Einrichtung zu schaffen, in ihrem freien Ermessen nach Maßgabe des § 4 Abs. 1 des seit 1989 bestehenden Hessischen Archivgesetzes.
§ 4 HArchivG
(1) Die Gemeinden, Landkreise und kommunalen Verbände regeln die Archivierung ihres Archivgutes im Rahmen ihrer Leistungsfähigkeit und nach den in diesem Gesetz vorgegebenen Grundsätzen durch Satzung.
Ausreichender Anlaß, ein solches Archiv einzurichten, kann z.B. der stolze Besitz von historischen Unterlagen aus früheren Jahrhunderten sein, auf deren eigene, ortsgeschichtliche Auswertung die Gemeinde Wert legt. Anderenfalls müßte sie die Unterlagen dem zuständigen Staatsarchiv oder einem anderen öffentlichen Archiv zur Archivierung anbieten, wie § 4 Abs. 3 vorsieht.
§ 4 HArchivG
(3) Sofern sie kein eigenes Archiv unterhalten, bieten sie ihre Unterlagen dem zuständigen Staatsarchiv oder einem anderen öffentlichen Archiv zur Archivierung an
.Der zweite Aspekt bereitet offensichtlich verschiedenen Gemeinden Probleme. Der o.g. § 4 Abs. 1 HArchivG enthält den Hinweis, daß die Rechtsverhältnisse hinsichtlich des Archives durch Satzung zu regeln sind, die die im Archivgesetz enthaltenen Grundsätze beachten muß. Daß das Archivgesetz in den Kernpunkten auch für kommunale Archive über die genannte Satzung gilt, kann auch aus § 6 letzter Satz HArchivG hergeleitet werden.
§ 6 HArchivG
... Die Anwendung des Gesetzes auf die Archive der Gemeinden, Landkreise und kommunalen Verbände bestimmt sich nach § 4 Abs. 1.
In zwei der drei o.g. Städten existiert zwar faktisch ein Archiv, eine Archivsatzung fehlt jedoch völlig, in dem dritten Fall lag nur ein vollkommen unbrauchbarer Entwurf vor. Die drei betroffenen Gemeinden habe ich auf die Notwendigkeit einer auf das Archivgesetz abgestimmten Satzung hingewiesen und auch darauf, daß ein mit mir abgestimmter Musterentwurf einer Satzung beim Hessischen Städtetag zu erhalten sei.
Worin liegt das besondere Interesse des Datenschutzes an konkreten Regelungen? Anknüpfungspunkt ist vor allem § 15 Abs. 4 HArchivG, in dem die Schutzfristen und die rechtlichen Voraussetzungen für eine Verkürzung der Schutzfristen festgelegt sind.
§ 15 HArchivG
(4) Die festgelegten Schutzfristen können im Einzelfall verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt; bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn die Benutzung für ein bestimmtes Forschungsvorhaben erfolgt und schutzwürdige Belange der betroffenen Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegen; soweit der Forschungszweck es zuläßt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen. Eine Benutzung personenbezogener Akten ist unabhängig von den in Abs. 1 genannten Schutzfristen auch zulässig, wenn die Person, auf die sich das Archivgut bezieht, oder im Fall ihres Todes ihre Angehörigen zugestimmt haben; die Einwilligung ist von dem überlebenden Ehegatten, nach dessen Tod von seinen Kindern, und wenn weder ein Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betroffenen Person einzuholen
.Diese Vorschrift enthält die abschließende Regelung für die vor Ablauf der genannten Schutzfristen erfolgende Freigabe der Nutzung personenbezogenen Archivgutes, das auch noch lebende Personen betreffen kann. Da diese Vorschrift auf das Kommunalarchiv nicht direkt anzuwenden ist, kann die gewünschte Freigabe kommunalen Archivgutes für wissenschaftliche Forschungszwecke nur erfolgen, wenn eine vorhandene Archivsatzung den § 15 HArchivG inhaltlich wiedergibt und ihm damit zur Rechtswirksamkeit verhilft.
Der dritte Aspekt betrifft die rechtlichen Konsequenzen der Einrichtung eines Archives für die Kommunalverwaltung. Offensichtlich bestehen gravierende Vollzugsdefizite. Soweit die Verwaltungsunterlagen zunächst nach verwaltungsintern vorzugebenden Fristen als sog. Altakten aufbewahrt werden, müssen die Akten nach Fristablauf zunächst ausgesondert und dann dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten werden. Dies schreibt § 10 Abs. 1 Satz 1 HArchivG zwingend vor. Es bedeutet für die Kommunalverwaltung, daß die betroffenen Akten dem eigenen Archiv anzubieten sind.
§ 10 HArchivG
(1) Die in § 6 genannten Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, unverzüglich auszusondern und dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten...
Nach meinen Feststellungen erfolgt das Aussondern und Anbieten der Unterlagen im kommunalen Bereich außerordentlich lückenhaft, woran auch die lokale Geschichtsforschung erheblich leidet. Ich habe den Hessischen Städtetag und den Städte- und Gemeindebund gebeten, sich dieser Probleme anzunehmen.