Im Zusammenhang mit der Durchführung der Volkszählung 1987 hatten die Städte und Gemeinden Erhebungsstellen eingerichtet, die von der übrigen Verwaltung räumlich und personell getrennt sein mußten. Die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgabe haben meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seinerzeit intensiv vor Ort geprüft. Nicht zuletzt auf Grund der Volkszählung wurde am 19. Mai 1987 das Gesetz über die Statistik im Land Hessen (Hessisches Landesstatistikgesetz - HessLStatG, GVBl. I S. 67, geändert durch Gesetz zur Änderung des HessLStatG vom 24. November 1994, GVBl. I S. 677) erlassen. Das Gesetz bildet die Grundlage u.a. für die Durchführung von statistischen Umfragen (§ 10 HessLStatG) sowie Kommunalstatistiken (§ 12 HessLStatG) durch die Städte.

Nach diesen Regelungen sind die Gemeinden befugt, zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben kommunale Statistiken durchzuführen. Sie regeln die Einzelheiten der Durchführung durch eine Satzung, die u.a. die Erhebungsmerkmale, die Hilfsmerkmale, Art und Weise der Durchführung, den Kreis der zu Befragenden und die Berichtszeit regeln muß (§ 7 Abs. 2 HessLStatG). Die Statistiken sind grundsätzlich ohne Auskunftspflicht der zu Befragenden durchzuführen. Besteht jedoch eine Auskunftspflicht und werden Erhebungsbeauftragte eingesetzt, kann der Auskunftspflichtige die Auskunft auch schriftlich erteilen (§ 13 HessLStatG). Allerdings haben nur wenige, große Städte die Gelegenheit wahrgenommen, eigenständige, von der Verwaltung getrennte kommunale Statistikstellen einzurichten.

Bei der Einrichtung und Organisation dieser Stellen war ich seinerzeit beteiligt und habe meine Erfahrungen aus der Volkszählung 1987 vermitteln können.

Nach mehr als zehn Jahren habe ich eine Prüfserie begonnen, die zum Ziel hat, die augenblickliche Situation in den Statistikstellen - unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben des Landesstatistikgesetzes - zu kontrollieren. Nach den gesetzlichen Festlegungen sind die kommunalen Statistikstellen organisatorisch von anderen Verwaltungsstellen zu trennen und räumlich sowie personell abzuschotten. Über die Aufgaben der Kommunalstatistik hinaus dürfen von dort aus keine auf den einzelnen Betroffenen gerichtete Verwaltungsaufgaben wahrgenommen werden (§ 12 Abs. 3 HessLStatG). Mit dieser Rechtsnorm soll die eindeutige und für jedermann nachvollziehbare Trennung der amtlichen Statistik von der übrigen Verwaltung sichergestellt werden. Dies war auch eine zentrale Forderung aus dem Volkszählungsurteil von 1983. Für die Übermittlung von Einzelangaben aus Bundesstatistiken an die Gemeinden ist die Existenz einer vom Verwaltungsvollzug abgeschotteten Statistikstelle ebenfalls zwingend erforderlich (§ 16 Abs. 5 BStatG). Da ohne diese organisatorische Maßnahme auch keine kommunalen Umfragen zulässig sind (vgl. dazu 16. Tätigkeitsbericht, Ziff. 5.1.3.2 und 17. Tätigkeitsbericht, Ziff. 7.2.2), ist eine funktionierende Kommunalstatistik ohne eine solche Verwaltungseinheit kaum noch möglich.

Rechtliche Grundlage für die Arbeit der Kommunalen Statistikstelle ist neben dem Hessischen Landesstatistikgesetz die Satzung, die von der jeweiligen Stadtverordnetenversammlung per Beschluß erlassen wird. In der Satzung sind u.a. die Einzelstatistiken genannt, die erhoben und verarbeitet werden, Übermittlungsverfahren beschrieben sowie Erhebungs- und Hilfsmerkmale festgelegt.

Die Arbeit in der Statistikstelle selbst wird durch eine Organisationsverfügung bzw. eine besondere Dienstanweisung geregelt. In der Dienstanweisung sind die räumliche Unterbringung der Stelle, die Verpflichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter u.a. auf die Wahrung der statistischen Geheimhaltung (§ 16 BStatG und § 16 HessLStatG) sowie Einsichtsrechte und Verfahrensabläufe geregelt. Die Organisationsverfügung beschreibt im einzelnen die Aufgaben, die von der Statistikstelle wahrgenommen werden.

Wegen der korrekten Umsetzung der genannten Regelungen war ein Prüfkriterium auch die Frage, wie mit personenbezogenen Unterlagen umgegangen wird, wo und wie lange diese Unterlagen aufbewahrt werden und wie die erforderliche Trennung von Erhebungs- und Hilfsmerkmalen vollzogen wird.

Ich habe im letzten Jahr drei Statistikstellen geprüft. Dabei handelte es sich um die Organisationseinheiten in Kassel, Darmstadt und Fulda.

Die Statistikstelle der Stadt Darmstadt war bis in das Jahr 1994 dem Amt für Stadtentwicklung zugeordnet. Mit Verfügung des Oberbürgermeisters vom 1. Juni 1994 wurde die Stelle in das Amt für Einwohnerwesen und Wahlen eingegliedert und in die Grafenstraße 30 (Stadthaus) verlagert. Die Kommunale Statistikstelle befand sich im ersten Stock. Zutritt in diesen abgeschotteten Bereich erhielt ein Besucher nur, wenn er sich durch Klingelzeichen bemerkbar gemacht hatte und die Tür von innen geöffnet wurde. Er betrat einen Empfangsraum, in dem in der Regel eine Sekretärin saß, und wurde dort bedient. In den sich anschließenden Räumen waren der Abteilungsleiter sowie mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untergebracht.

Bei meiner Prüfung hatte ich festgestellt, daß Unterlagen aus der Bautätigkeitsstatistik (Baugenehmigungen), die vom Bauamt an die Statistikstelle übermittelt werden, über Gebühr lange lagerten. Dabei handelte es sich um einen Aktenordner, in dem Genehmigungsanträge abgelegt waren, die teilweise älter als fünf Jahre waren. Der zuständige Mitarbeiter teilte mir mit, daß er z.Z. eine Aussonderungsaktion durchführe und im Zuge dessen auch diese Unterlagen vernichtet würden. Im übrigen hielt er bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren für erforderlich. Diese Einschätzung habe ich geteilt. Gegen eine Lagerung dieser Daten für diesen Zeitraum bestehen deshalb keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Die Umsetzung dieser Vorgaben muß jedoch durch regelmäßige Aussonderungsprüfungen sichergestellt werden.

Die Daten aus der Beherbergungsstatistik, die vom Hessischen Statistischen Landesamt über die kommunalen Statistikstellen erhoben werden, wurden in Darmstadt vor dem Rücklauf an das Hessische Statistische Landesamt nach Wiesbaden erfaßt und ausgewertet. Dagegen bestanden insofern rechtliche Bedenken, als der Beherbergungsbetrieb seine Auskunft dem Hessischen Statistischen Landesamt und nicht der Kommune erteilt. Allenfalls mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Betriebe war eine eigene Auswertung durch die kommunale Statistikstelle rechtlich möglich. Aus diesem Grund hatte ich die Verantwortlichen aufgefordert, so zu verfahren, wie es die Statistikstelle in Frankfurt schon seit Jahren praktiziert. Dort hatte man die Betriebe angeschrieben und um eine schriftliche Einverständniserklärung gebeten. Fast alle Betriebe hatten in Frankfurt diesem Wunsch entsprochen.

Im Zusammenhang mit der automatisierten Datenverarbeitung habe ich darauf hingewiesen, daß die Paßworte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mindestens acht Stellen lang sein sollten. Außerdem ist ein regelmäßiger Paßwortwechsel vorzusehen. Eine Frist für den Paßwortwechsel darf nicht länger als 90 Tage sein, ein kürzerer Zeitpunkt ist besser.

Die Daten der Statistikstelle und des Einwohnermeldeamtes sowie die Daten anderer Behörden (Ordnungsamt) waren auf einem gemeinsamen Server im Erdgeschoß gespeichert. Da nach den mir gegebenen Informationen keine personenbezogenen Daten auf diesem Server abgelegt waren, hatte ich auf die Forderung nach einer physikalischen Trennung der Daten, z.B. durch den Einbau einer zusätzlichen Festplatte, verzichtet. Sollte sich an den Gegebenheiten allerdings in Zukunft etwas ändern, wären zusätzliche Vorkehrungen zur Sicherstellung der Zweckbindung der Daten erforderlich.

Die von der Stadt getroffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Zugangskontrolle waren bei dem Raum, in dem der Server untergebracht war, nicht ausreichend. So bot die Holztür zum Serverraum keinen hinreichenden Schutz. Auch das ebenerdig gelegene Fenster im Hof war ein Schwachpunkt. Hinzu kam, daß der Rechner frei zugänglich auf einem Tisch stand.

In diesem Punkt waren Nachbesserungen erforderlich. So habe ich gefordert, daß der Server unter Verschluß zu nehmen ist. Außerdem sollte überlegt werden, wie der Zugang zu dem Raum besser gesichert werden kann.

Die Statistikstelle der Stadt Kassel war beim Hauptamt angesiedelt. Sie befand sich im vierten Stock des Nordflügels des Rathauses. Der Zutritt zu den insgesamt drei Räumen erfolgte von einem Flur aus. Die Türen ließen sich von außen nicht öffnen.

Auf Grund einer Verwaltungsverfügung des Oberbürgermeisters war die Statistikstelle nicht mehr dem Verkehrsamt, sondern dem Hauptamt zugeordnet.

Die Aufgaben der amtlichen Statistik sind bei der Stadt Kassel im Verlauf der letzten Jahre erheblich reduziert bzw. auf Fachämter zurückverlagert worden. So wurde beispielsweise die Bautätigkeitsstatistik direkt vom Bauamt der Stadt abgewickelt.

Im Zusammenhang mit der Beherbergungsstatistik waren in Kassel - anders als in Frankfurt und Darmstadt zum Zeitpunkt der Prüfung - noch keine eigenen Auswertungen durchgeführt worden. Es waren ausschließlich Unterlagen, die das Hessische Statistische Landesamt zur Verfügung stellt, veröffentlicht worden. Die Bögen, die von den Betrieben an die Statistikstelle geschickt wurden, sind nur auf ihre Vollzähligkeit hin kontrolliert und einer Plausibilitätsprüfung unterzogen worden.

Auch mit der Bevölkerungsfortschreibung hatte die Statistikstelle nichts mehr zu tun. Die Erhebung und Weitergabe der Daten an das Hessische Statistische Landesamt wurde direkt durch das Einwohnermeldeamt bzw. Standesamt der Stadt abgewickelt.

Bei der Agrarstatistik diente die kommunale Statistikstelle ebenfalls nur als Durchlaufstation. Auch hier wurde - ähnlich wie bei der Beherbergungsstatistik - eine Plausibilitätskontrolle durchgeführt und ggf. Rückfragen vorgenommen.

Die automatisierte Datenverarbeitung fand zum Zeitpunkt der Prüfung mit drei PC im Stand-alone-Betrieb statt. Dabei handelte es sich um alte Geräte (386er mit zwei Megabyte Arbeitsspeicher). Es wurde das Statistikprogramm SPSS benutzt. Darüber hinaus wurden die PC zur Erstellung von Schriftverkehr verwendet. Aus diesem Grund waren auch Adreßdateien gespeichert.

Jede Nutzerin und jeder Nutzer hatte ein eigenes Paßwort. Den mir gegebenen Informationen zufolge erfolgte ein regelmäßiger Paßwortwechsel, die Länge des Paßwortes betrug acht Stellen. Im übrigen verfügte die Statistikstelle über ein eigenes Faxgerät.

Bei einem Rundgang hatte ich festgestellt, daß noch Unterlagen aus der Bautätigkeitsstatistik ab dem Jahre 1988 vorhanden waren. Es handelte sich um insgesamt 14 Ordner. Auch aus der Bodennutzungshaupterhebung gab es personenbezogene Unterlagen, die bis in das Jahr 1969 hinein reichten. Ich habe den Leiter der Statistikstelle aufgefordert, diese Unterlagen so schnell wie möglich zu vernichten.

Aus einer Milieuschutzbefragung des Jahres 1986 gab es noch Adressen von Mietern bzw. Mietunterlagen. Auch existierte noch eine Quittungsliste aus dem Jahre 1977, auf der Erhebungsbeauftragte den Empfang von Vergütungen bestätigt hatten. Auch diese Unterlagen müssen vernichtet werden.

Auf dem Flur gegenüber der Statistikstelle standen insgesamt 14 Stahlschränke, die alle verschlossen waren. Diese Schränke dienten vornehmlich der Archivierung von statistischen Berichten, Jahrbüchern und anderen Unterlagen. In einem Schrank wurden noch die Unterlagen einer weiteren Milieuschutzbefragung aus den 70er Jahren aufbewahrt. Der Leiter der Statistikstelle schilderte mir das Problem des Zeitaufwandes, die personenbezogenen Daten aus diesen Unterlagen herauszusortieren und zu vernichten. Letztendlich führt jedoch kein Weg daran vorbei, dies innerhalb eines angemessenen Zeitraumes zu tun.

Im Zusammenhang mit der Volkszählung 1987 hatte die Stadt Fulda eine Volkszählungsstelle eingerichtet. Nach der Volkszählung wandelte die Stadt die Zählstelle in eine kommunale abgeschottete Statistikstelle um. Diese Statistikstelle war nach wie vor im Südflügel des Fuldaer Stadtschlosses untergebracht, in dem auch ein Großteil der übrigen Verwaltung untergebracht war. Im Kellergeschoß im Südflügel war nur die Statistikstelle sowie der Personalrat mit einem Sitzungszimmer untergebracht. Damit war gewährleistet, daß nur Besucher und Bedienstete, die gezielt die Statistikstelle aufsuchen wollen, dies auch taten. Die Tür in den Raum mußte von innen geöffnet werden. Bemerkbar machen konnten sich Besucher durch eine Klingel. Über der Tür war eine Videokamera angebracht, der Monitor befand sich in einem Regal oberhalb des Eingangsbereiches im innen gelegenen Teil der Statistikstelle.

Eine Person betreute das statistische Aufgabenfeld der Stadt. Nach wie vor Gültigkeit hatten die Satzungen über die regelmäßigen Datenübermittlungen, die besondere Geschäftsanweisung sowie die Zuständigkeitsregelung für Statistiken und Umfragen.

Bei der Fremdenverkehrs- und Agrarstatistik fungierte die Statistikstelle nur als Durchlaufstation. Eigene Auswertungen wurden bisher nicht erstellt. Im Zusammenhang mit der Bevölkerungsfortschreibung wurden die eingehenden Bögen vor der Weitergabe an das Statistische Landesamt auf ihre inhaltliche Plausibilität hin kontrolliert.

Die Geburts-, Eheschließungs- und Sterbefallkarten wurden vom Standesamt an die Statistikstelle weitergeleitet. Auch hier erfolgte nur eine Plausibilitätskontrolle.

Die Bautätigkeitsstatistik wurde seit einiger Zeit ausschließlich durch das Bauamt abgewickelt. Adreßdateien wurden für den Bereich der Fremdenverkehrs- und Agrarstatistik geführt.

Zum Zeitpunkt der Prüfung gab es einen PC im Stand-alone-Betrieb. Ein Zugang zum Verwaltungsrechner der Stadt bestand ebenfalls. Dieser wurde genutzt, um das zentrale Schreibprogramm verwenden zu können. Allerdings war geplant, den PC in ein Windows-NT-Netz, das im Sommer vergangenen Jahres aufgebaut wurde, zu integrieren.

In der Statistikstelle Fulda gab es keine Punkte, die aus datenschutzrechtlicher Sicht hätten geändert bzw. verbessert werden müssen.

 Inhalt, <=, =>,