Bei der hessischen Verwaltungsgerichtsbarkeit soll nunmehr flächendeckend das Verfahren EUREKA-Fach zum Einsatz kommen. Vorbereitet und koordiniert wird dieser Einsatz durch den Verwaltungsgerichtshof. Für den Bereich der Verwaltungsgerichtsbarkeit gibt es eine allgemeine Dienstanweisung Datenschutz und Datensicherung im Bereich der verwaltungsgerichtlichen Informationstechnik (DA-IT), über deren ursprüngliche Erarbeitung ich schon im Jahre 1996 berichtet habe (vgl. 25. Tätigkeitsbericht, Ziff. 3.2). Diese wurde für das Verfahren EUREKA ergänzt um eine Dienstvereinbarung "Über die Ausgestaltung der Benutzerrechte beim Einsatz der EDV am richterlichen Arbeitsplatz im Gericht", die an einigen Punkten durch örtliche Dienstvereinbarung ergänzt werden kann.

Das Verfahren EUREKA ist ein erprobtes Verfahren, das in Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern den Gegebenheiten der modernen Verwaltungsgerichtsbarkeit angepasst werden soll. Das Verfahren leistet eine Verwaltung von Verfahrensstammdaten. Eine Speicherung von Dokumenten ist nur durch eine Verknüpfung mit dem Textverarbeitungssystem Word möglich.

Bei einem Verwaltungsgericht habe ich den Einsatz des Verfahrens überprüft. Zudem bin ich mehrmals aus der Richterschaft um Beratung bei der Abfassung örtlicher Vereinbarungen ergänzend zur allgemeinen Dienstvereinbarung gebeten worden. Gegenstand der Überprüfung waren Funktionsweise, Einsatz des Verfahrens und getroffene technische und organisatorische Datensicherheitsmaßnahmen. Dabei ergaben sich die nachfolgenden Feststellungen:

• Bemerkungsfelder
  Die im Verfahren enthaltenen Bemerkungsfelder sind uneingeschränkt recherchierbar. Hier sollte näher festgelegt werden, welche Art von Zusatzinformationen dort abgelegt werden dürfen. Es muss ausgeschlossen werden, dass in diesen Feldern z. B. subjektive Wertungen über Prozessbeteiligte gespeichert werden.

• Adressdatei
  Das System enthält eine Adressdatei, in der alle Personen - unabhängig von der Rolle, in der sie an einem Verfahren beteiligt sind -, gespeichert werden. Bei der Suche, ob eine Person dem System schon bekannt ist, wird automatisch die gesamte Liste aller Beteiligten in allen Verfahren angezeigt, in der dann geblättert werden kann. Diese Art von Auswahl entspricht nicht dem heutigen Standard.
  Ich halte eine Änderung dergestalt für erforderlich, dass bestimmte Anfragedaten in das System eingegeben werden müssen und dann nur die Datensätze vom System angezeigt werden, die den Anfragedaten entsprechen. Der Eingeber kann dann weitere Angaben vergleichen und entscheiden, ob er die schon vorhandenen Adressdaten übernehmen will.
  
  Zu klären ist noch, wie die Aufbewahrungsdauer bzw. die Löschung der Adressdaten gesteuert wird.

• Aufbewahrung der Dokumente in der Textverarbeitung
  Für die von EUREKA angestoßenen und in Word gespeicherten Dokumente (Entscheidungstexte usw.) fehlt eine Aussage zur Speicherungsdauer; es sind Löschfristen festzulegen. Diese sollten sich an der Erforderlichkeit der Aufbewahrung der einzelnen Dokumente in elektronischer Form orientieren. Denn die in den Aufbewahrungsbestimmungen vorgesehenen, zum Teil sehr langen Fristen beziehen sich auf die Akten in Papierform und nicht auf die elektronisch gespeicherte Textverarbeitung.

• Zugriffsmöglichkeiten auf die Anwendung
  Innerhalb des Systems EUREKA gibt es differenzierte Zugriffsmöglichkeiten. Das Datenbanktool erlaubt es, in einer Berechtigungstabelle einzelnen Benutzern bzw. Gruppen unterschiedliche Zugriffsrechte zuzuordnen. Damit lassen sich innerhalb des Verfahrens hinreichende Zugriffsbegrenzungen realisieren. Diese Zugriffsbegrenzungen sind allerdings nicht vollständig auf dem NT-Dateibaum abgebildet. Durch die Zuordnung des Netzlaufwerks zum lokalen Rechner sind Teile der Anwendung im Zugriff aller berechtigten Nutzer. Damit sind für den Einzelnen über den Explorer in der Regel mehr Daten verfügbar als ihm nach seiner Aufgabenstellung zugänglich sein dürfen. Ein gezielter Zugriff ist zwar nur mit einer gewissen Sachkenntnis und ggf. mit zusätzlichen Tools möglich, andererseits besteht nicht nur eine Manipulationsmöglichkeit, sondern auch das Risiko eines unbemerkten ggf. auch versehentlichen Datenverlustes.

• Löschprogramm
  Derzeit ist keine automatisierte Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer realisiert. Hier ist eine Nachbesserung des Systems erforderlich.

Soweit die Beseitigung der Schwachstellen technische Änderungen im Verfahren erfordert, habe ich darauf hingewiesen, dass dieses spätestens mit dem zur Zeit in der Planung befindlichen neuen Datenbanksystems erfolgen muss, um den jetzigen technischen Standard zu übernehmen.

Da das Verfahren im Verbund entwickelt wird, ist es nicht immer einfach, entsprechende Anforderungen zu realisieren. Um dabei die Reibungsverluste zu minimieren, arbeite ich mit den Datenschutzbeauftragten anderer Länder, in denen das Verfahren eingesetzt wird, zusammen.

Die angesprochenen örtlichen Dienstvereinbarungen zielen vor allem auf Festlegungen, wem in welchem Umfang Zugriff auf die vom Verfahren erstellten Überblickslisten (die sogenannten Streitlisten) über anhängige oder abgeschlossene Streitfälle gewährt wird. Bei der Geschäftsverteilung innerhalb der Gerichte ist die Anzahl der in den Kammern (Senaten) anhängigen Verfahren ein Faktor. Solche Erhebungen sind daher normal. Die automatisierte Aufbereitung weckt aber selbstverständlich Begehrlichkeiten, über die Anzahl der anhängigen Verfahren hinausgehende Informationen verfügbar zu machen. Das System ermöglicht eine Aufschlüsselung nach Verfahrensdauer, Sachverhalten, Kammern, Senaten, Berichterstattern und anderen Merkmalen. Das erlaubt eine Kontrolle der Arbeitsleistung der einzelnen Richter. Wesentliches Kriterium bei der Bewertung dieser Zugriffsrechte sind die richterliche Unabhängigkeit und die dienstrechtliche Bewertung der Leistung. Deshalb sieht die Dienstvereinbarung vor, dass der Zugriff auf diese Listen nur zur Organisation der Geschäftsverteilung oder zur Wahrnehmung der Dienstaufsicht durch einen eng festgelegten Benutzerkreis erfolgen darf. Auch insoweit unterliegen die Listen einem besonderen Geheimhaltungsbedürfnis und müssen vor der Weitergabe an Richtervertretung, Präsidiumsmitglieder und Vorsitzende anonymisiert werden.

Spruchkörperintern könne entsprechende Zugriffsrechte auf die Listen nur auf Grundlage örtlicher Vereinbarungen gewährt werden.

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