Dienstliche und private Nutzung von E-Mail und Internet
Stand: 30.10.2003


Bei E-Mail werden auf dem E-Mail Server Verbindungsdaten zu jeder E-Mail aufgezeichnet. Daraus ergibt sich, wer wohin wann und in welcher Größe eine E-Mail versendet. Diese Daten können mit dem Ende der Verbindung gelöscht werden oder auch längerfristig gespeichert werden (programmabhängig). Eine Speicherung der Verbindungsdaten der E-Mail-Verbindung kann z.B. zum Nachweis der Absendung, zum Zwecke der Fehlersuche oder der Missbrauchskontrolle erforderlich sein oder werden. Außerdem wird die eigentliche E-Mail zwischengespeichert. Die rechtlichen Bedingungen, welche Daten unter welchen Voraussetzungen, zu welchem Zweck wie und wie lange gespeichert werden dürfen und wer wann darauf zugreifen darf, sind nachfolgend dargelegt. Dabei sind die Fälle der ausschließlich dienstlichen und der ausschließlich privaten Nutzung rechtlich unproblematisch; klärungsbedürftige Rechtsfragen entstehen dagegen, wenn diese beiden Nutzungsarten vermischt werden.

zurück nach oben
zurück nach oben springen
 
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
 
Artikel/Seite per eMail versenden
Artikel/Seite per eMail versenden
   
Stand: 08.11.2007

 
 

1. Dienstliche Nutzung von E-Mail


Gegen eine Speicherung von Verbindungsdaten dienstlicher E-Mail bestehen keine Bedenken. Die Zwecke der Protokollierung richten sich nach den Bedürfnissen der Dienststelle (z.B. Missbrauchskontrolle, Fehlersuche, Nachweis von Postein- und –ausgängen). Jede Dienststelle hat aufgrund der konkret bei ihr gegebenen Situation über die Zwecke und die Erforderlichkeit der Protokollierung sowie über die Dauer der Speicherung der Protokolldaten zu entscheiden. Die Protokolle dürfen nur zu dem festgelegten Zweck ausgewertet werden und nur solange gespeichert bleiben, wie es für diesen Zweck notwendig ist (§§ 13 Abs. 5, 34 Abs. 6 HDSG).

Die Speicherung des Inhalts der E-Mail ist – wie das Aufheben von herkömmlicher ein- und ausgehender Dienstpost – für den Dienstbetrieb notwendig. Die Inhalte dienstlicher E-Mails unterliegen im Verhältnis zur Dienststellenleitung nicht dem Fernmeldegeheimnis. Ebenso wie vom sonstigen dienstlichen Schriftverkehr dürfen außer dem Adressaten auch sonstige zuständige Bedienstete und die Leitung der Dienststelle von Inhalten der E-Mails Kenntnis nehmen. Ausgenommen davon sind E-Mails, die an Funktionsträger gerichtet sind, für die eine besondere Vertrauensstellung besteht (z.B. Personalrat). Es empfiehlt sich für diesen Personenkreis, eigene E-Mail-Adressen einzurichten und zumindest organisatorisch (z.B. durch ausdrückliche Anweisung an die Administratoren) sicher zu stellen, dass die Inhalte von Dritten in der Dienststelle nicht erschlossen werden.

zurück nach oben
zurück nach oben springen
 
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
 
Artikel/Seite per eMail versenden
Artikel/Seite per eMail versenden
   
Stand: 08.11.2007

 
 

2. Rechtsfragen bei dem Dienstherrn zugelassener privater Nutzung von E-Mail

zurück nach oben
zurück nach oben springen
 
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
 
Artikel/Seite per eMail versenden
Artikel/Seite per eMail versenden
   
Stand: 08.11.2007

 
 

a) Verarbeitung von Verbindungsdaten durch die Dienststelle


Keine Dienststelle ist verpflichtet, private E-Mail oder Internet-Nutzung zuzulassen. Wenn die private Nutzung zugelassen wird, sollten Dienststellen sich vorher über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren sein. Die nachfolgenden Ausführungen dienen der Orientierung und Hilfestellung für die erforderlichen Abwägungen und Festlegungen.

Wird die private Nutzung von E-Mail erlaubt, ergeben sich zahlreiche Rechtsprobleme. Insbesondere sind das Fernmeldegeheimnis (§ 85 TKG) und die Regelungen des Teledienstedatenschutzgesetzes (TDDSG) zu beachten. Der Arbeitgeber wird mit der Zulassung der privaten Nutzung Diensteanbieter im Sinne des TDDSG. Er darf Verbindungsdaten nicht dauerhaft speichern; das TDDSG erlaubt eine Speicherung, soweit sie erfolgt, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen, und zu Abrechnungszwecken.

zurück nach oben
zurück nach oben springen
 
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
 
Artikel/Seite per eMail versenden
Artikel/Seite per eMail versenden
   
Stand: 08.11.2007

 
 

b) Kenntnisnahme der Inhalte privater E-Mails durch die Dienstelle


Die Dienststelle ist nicht verpflichtet, für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin zwei Adressen einzurichten. Ist die private Nutzung von E-Mail erlaubt, dürfen die Inhalte privater E-Mails grundsätzlich von der Dienststelle nicht zur Kenntnis genommen werden. Sofern dienstliche und private E-Mails aus technischen Gründen nicht unterschiedlich behandelt werden können (z.B. weil sie an die gleiche dienstliche Adresse gerichtet sind), würde das bedeuten, dass ohne vorherige Nutzungsvereinbarung mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sämtliche E-Mails rechtlich zwingend nach den für die private E-Mail geltenden Rechtsvorschriften zu verarbeiten sind. Dies würde allerdings eine erhebliche Erschwerung für die Verarbeitung dienstlicher E-Mails mit sich bringen, z.B. weil eine Weiterleitung der E-Mails an die Vertretung und Kontrollen nicht zulässig wären. Damit würden legitime Interessen der Dienststelle beeinträchtigt. Um dienstliche Mitteilungen zu bearbeiten, müssen die Vertreter und Vertreterinnen ermächtigt werden, alle eingehenden E-Mails zu öffnen. Sobald der persönliche Inhalt einer E-Mail erkannt wird, ist die Nachricht zu schließen.


Auch durch die Einrichtung einer dienstlichen und einer privaten E-Mail-Adresse kann eine Kenntnisnahme des Inhalts privater E-Mails durch Dritte nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Administrator ist in jedem Fall technisch in der Lage, den Inhalt privater E-Mails zur Kenntnis zu nehmen. Deshalb kann auch in dieser Konstruktion das Fernmeldegeheimnis nicht vollständig gewahrt werden.


Ist die private Nutzung zugelassen, eine Trennung von der dienstlichen Nutzung aber nicht möglich oder nicht vorgesehen, so erfordert der Dienstbetrieb die Einwilligung des privaten Nutzers in die Verarbeitung seiner Daten (siehe oben). Eine derartig konsentierte Beschränkung des Fernmeldegeheimnisses ist im Interesse des funktionsfähigen Dienstbetriebes rechtlich zulässig, zumal die Alternative ein Verbot der privaten E-Mail-Nutzung durch die Dienststelle wäre. Die Dienststelle muss dann jeden Mitarbeiter, der die Einwilligung verweigert, von der privaten Nutzung ausschließen. Ohne Einwilligung der Betroffenen ist die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes unmöglich, da die Öffnung privater E-Mails das Fernmeldegeheimnis verletzen und gegen die Verarbeitungsregeln des TDDSG verstoßen würde. Die Beschäftigten müssen daher ausdrücklich einwilligen (§ 3 Abs. 1 TDDSG). Das Teledienste-Datenschutzgesetz verbietet dem Dienstanbieter zwar, die Erbringung des Teledienstes von der Einwilligung des Nutzers in zusätzliche Datenverarbeitung abhängig zu machen, das gilt jedoch nur, soweit der Dienstanbieter eine Monopolstellung inne hat (§ 3 Abs. 3 TDDSG). Letzteres trifft auf den Arbeitgeber nicht zu, denn er ist nicht verpflichtet, den Bediensteten die Nutzung des Internets überhaupt zu ermöglichen.

zurück nach oben
zurück nach oben springen
 
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
 
Artikel/Seite per eMail versenden
Artikel/Seite per eMail versenden
   
Stand: 08.11.2007

 
 

3. Dienstliche und private Nutzung des Internet:


Verarbeitung von Verbindungsdaten/Kenntnisnahme des Inhalts aufgerufener Internetseiten durch die Dienststelle

Für die Protokollierung des Aufrufs von Internet-Seiten gilt Entsprechendes. Eine Protokollierung des Aufrufs von Internet-Seiten kann in der Dienststelle u.U. an mehreren Orten erfolgen. Nicht nur auf Servern oder Firewalls, sondern auch am Arbeitsplatz werden Daten über aufgerufene Internetseiten - je nach Einstellung des Browser – gespeichert. Bei der Protokollierung ist eine Trennung nach dienstlicher und privater Nutzung des Internet technisch nicht möglich. Für jede Protokollierung müssen insbesondere der Zweck (Datensicherheit, Fehlersuche, Missbrauchskontrolle), der Umfang und die Dauer der Speicherung festgelegt werden.


Eine Protokollierung sämtlicher Internetzugriffe der Mitarbeiter zur laufenden Verhaltens- und Leistungskontrolle ist grundsätzlich unverhältnismäßig und daher unzulässig.


Sofern eine private Nutzung des Internet zugelassen wird, bedarf es hierfür individueller Nutzungsvereinbarungen. Insofern gelten die Ausführungen zu 2a und 2b entsprechend.


Zurück zur Übersicht

zurück nach oben
zurück nach oben springen
 
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
Artikel/Seite in der Druckansicht öffnen
 
Artikel/Seite per eMail versenden
Artikel/Seite per eMail versenden
   
Stand: 08.11.2007