Datenschutz im öffentlichen Bereich
hier: Durchführung der §§6 (Verfahrensverzeichnis) und 15 (Gemeinsames Verfahren) des Hessischen Datenschutzgesetzes (HDSG) in der Fassung vom 7. Januar 1999 (GVBl.I S.98)
Nach dem ab 1.6.1999 geltenden §6 Abs.1 HDSG hat jede der in §3 Abs.1 HDSG genannten öffentlichen Stellen, die im Rahmen eines automatisierten Verfahrens personenbezogene Daten speichert oder gemäß §4 HDSG im Auftrag speichern läßt, sicherzustellen, daß der für den Einsatz des Verfahrens Zuständige ein für den behördlichen Datenschutzbeauftragten bestimmtes Verzeichnis nach dem angefügten ersten Muster erstellt. Ein Verfahren ist die Gesamtheit aller automatisierten Verarbeitungsschritte zur rechtmäßigen Erfüllung eines bestimmten Verwaltungszweckes.
Ein solcher fachbezogener Verwaltungszweck ist zum Beispiel die automatisierte Zeiterfassung (Rechtsgrundlage §34 HDSG) oder die Altlastensanierung (Rechtsgrundlage §18 HAltlastG).
Für Standardverfahren, die ohne Anbindung an eine bestimmte Verwaltungsaufgabe übergreifend als "Werkzeug" für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden, ist kein Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Dies gilt zum Beispiel für Standardprogramme zur Erstellung und Weiterleitung von Texten aller Art, die allgemeine Schriftgutverwaltung oder für Telefonanlagen mit Speicher, die von der öffentlichen Stelle insgesamt genutzt werden. (Allerdings müssen auch für diese Verfahren die Zulässigkeitsvoraussetzungen des HDSG wie die Erforderlichkeit nach §11 Abs.1 oder die Vorabkontrolle nach §7 Abs.6 erfüllt sein.)
Wird ein Standardverfahren als "Werkzeug" zur Erfüllung eines bestimmten Verwaltungszweckes eingesetzt, dann ist diese Tatsache in das für die jeweilige Aufgabe zu erstellende Verfahrensverzeichnis (s. 8.3 des ersten Musters) aufzunehmen, wenn das Standardverfahren in diese Verwaltungsaufgabe eingebunden und auf sie abgestellt ist.
Für Gemeinsame Verfahren nach §15 HDSG ist ein Gesamtverzeichnis nach dem angefügten zweiten Muster zu erstellen. Dieses Verzeichnis wird von der federführenden Stelle unter Mitwirkung aller Teilnehmer erstellt und bei ihr und allen Teilnehmern vom behördlichen Datenschutzbeauftragten aufbewahrt. Außerdem erhält die federführende Stelle ein Doppel der von den Teilnehmern zu erstellenden Verzeichnisse aller Verfahren nach §6 HDSG, die Teil des Gemeinsamen Verfahrens sind.
Die angefügten Muster können als Vorlage für die Textverarbeitung Microsoft Word sowohl aus dem Hessischen Landesintranet als auch aus dem Internet unter folgenden Adressen heruntergeladen werden:
Landesintranet: http://www.intern.hessen.de/HDSG-Vz
Internet: http://www.hessen.de/hdsb/HDSG-Vz
Bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main - Referat Beschaffungswesen -, Rheingaustr. 186, 65203 Wiesbaden, ist der Vordruck zum Verfahrensverzeichnis nach §6 HDSG (erstes Muster) unter der Nr. 1.210 erhältlich.
Wiesbaden, den 14. April 1999
Hessisches Ministerium des Innern und für Sport
II B 2 - 98 a 08 01
Wie im Erlass des Hessischen Ministeriums des Innern und für Sport vom 14. April 1999 (StAnz S.1226) beschrieben, sind Muster für das Verfahrensverzeichnis nach § 6 HDSG erstellt worden.
Ein Muster und die Dokumentvorlage für das Verzeichnis können hier heruntergeladen werden:
Vorlage für Einzelverfahren:
| Muster | Word 97 |
| Dokument-Vorlage | Word 97 |
Vorlage für Gemeinsame Verfahren:
| Muster | Word 97 |
| Dokument-Vorlage | Word 97 |
Beispiel:
Beispiel eines ausgefüllten Vordrucks zum Verfahrensverzeichnis (Word 97, 107 KB)